如何做好一场商务会议

一个重要的商务活动策划做的是不是成功，主要在于泰安商务活动策划公司的策划思路与方法，以及各方面细节。下面偶客传媒就来讲解一下。

面对活动策划时遇到的诸多问题，作为商务活动策划公司的策划思路和方法是怎样的呢？到底怎么做才使这次活动达到上级的要求，实现活动的主题思想，闪出商务活动的亮点？

 

一个好的活动策划方案，应该从做好这个活动预算计划开始。

 

一、参会者的安排

不管什么样的活动，主办者当然希望适宜的对象(客户)参加。作为主办者，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。

 

二、确定时间、流程与目标管理，并做好反馈、调整。

时间的控制，一般以时间进度表（倒计时）的方式来表现。注意在安排的时间上要合理,同时要留有余地，一般来说,前面的时间、进度要安排得紧凑一些，保证后面有时间来调整、完善。

 

三、商务活动策划公司确定活动主题。

活动策划主要包括如下内容：

 

1、活动议程策划安排大多数发布会整个过程就是讲话，念稿件，例行演示。实际上，尽管商务活动属于正式的活动，但可以做得更活跃一些，尤其是活动的开幕。

 

在活动议程安排时，注意紧凑、连贯，从实践来看，一般控制在一到两个小时为宜。

2、确定参会人员是一项很重要的工作，也是一个变化较多的因素，而它的变化将影响到整个活动的规格与规模，进而影响活动的各个因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影响规格，或者方便起见，活动地点或活动的一部分内容改为机场、贵宾室进行，或者时间调整等。因此，这是总协调工作控制的“关键点”，宜重点来抓。

 

四、商务活动策划公司拟定策划案和具体操作方案。

活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本，供策划活动用。一般来说，活动核心成员才提供。

 

具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司，指导整个活动的具体操作，一般比较详细，具体到每一个人每一步，甚至具体到胸卡的内容，时间上具体到分钟。一般活动人员人手一份。

 

五、现场控制

现场控制是体现总协调人应变能力的一环，事实上，一个好的协调人会将工作做在前面：首先是预防变数的发生。比如平时做一些培训，事前做一些排练。从实践来看，现场的突变往往是因为沟通不畅，考虑不周，以及礼节上的疏忽。应该重点重视这些方面；其次，要在事前准备好备选方案；再次，注意积累现场的灵活应变的处理技巧。

 

六、其他

会展考察/旅游活动

 

实际上，会展考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为，当然不排除部分行为是真正的商务考察。

 

1、 真正的商务考察：此类商务考察实际上主办者已经作好安排，需要会展商务活动策划公司提供的服务只是目的地住宿餐饮预定与安排、交通工具、司乘人员及向导，可能的话需要活动策划公司协助解决媒介邀请及映像映像资料摄制。活动策划公司的职能大体等同于主办者的前导服务及后勤保障部门。

 

2、 会展旅游：一般而言，会展旅游基本安排短线旅行，旅程很少离开会展举办地500公里以上，时间不会超过48小时(大多数为24小时以内)。少数旅程可能超过1000公里以上，时间可以长达一周——甚至可以跨国旅行。此时商务活动策划公司的作用就相当于旅行社，将提供线路咨询、线路包价购买、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买、落实异地返程票务等服务。